Sales Administrator (m/w/d)
Was ist reputed company? Bei reputed company unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Planung zukunftsfähig zu gestalten. Unsere EPM‑Software reputed companyöglicht es Finanz‑, Vertriebs‑ und Fachabteilungen, Budgets zu planen, Prognosen zu erstellen und Daten auf einer intuitiven Plattform zu analysieren. Als Leader im reputed company® reputed company Quadrant™ für Financial Planning Software stehen wir für Innovation und reputed company. Als Sales Administrator (m/w/d) bist du Teil unseres Order‑Management‑Team und stellst sicher, dass unsere Auftragsprozesse für Software & Services reibungslos ablaufen. Dabei arbeitest du reputed company mit internen Teams wie Vertrieb, Consulting, Legal, Support und Buchhaltung zusammen und bist eine wichtige Ansprechperson für unsere Kunden im In‑ und Ausland. Diese Position ist zunächst als Elternzeitvertretung für den Zeitraum 01. September 2026 bis 31. August 2027 geplant. Gleichzeitig sehen wir diese Rolle als Chance für eine langfristige Zusammenarbeit – eine Übernahme über die Befristung hinaus können wir uns ausdrücklich vorstellen und zu gegebener Zeit gemeinsam besprechen. Deine Aufgaben Du übernimmst Verantwortung für die operative Auftragsabwicklung und stellst sicher, dass Bestellungen, Verträge und Abrechnungen korrekt, fristgerecht und kundenorientiert bearbeitet werden. Mit deiner strukturierten und proaktiven Arbeitsweise trägst du maßgeblich zu effizienten Prozessen und einer hohen Kundenzufriedenheit bei. Auftrags- und Vertragsmanagement: Erfassung, Prüfung und Pflege von Aufträgen sowie Bestell‑ und Vertragsdaten im System Renewal Management: Eigenständige Abwicklung von Wartungs‑ und Vertragsverlängerungen inklusive Termin‑ und Datenkontrolle Lizenz- und Rechnungsabwicklung: Erstellung und Versand von Software‑Lizenzschlüsseln sowie Rechnungserstellung für Neu‑ und Bestandskunden Vertragsauskünfte: Beantwortung von Fragen zu bestehenden Verträgen und Klärung von Kundenanliegen Zentrale Schnittstellenfunktion: Direkte Ansprechperson für Kunden sowie interne Teams im In‑ und Ausland rund um die Auftragsbearbeitung Forderungsmanagement: Unterstützung bei der Klärung überfälliger Kundenforderungen in Zusammenarbeit mit Finance Consulting- und Trainingsabrechnung: Abrechnung von Consulting‑Tagen und Schulungen Provisionsabrechnung: Erstellung und Prüfung von Commission Credit Notes (Provisionsgutschriften) gemeinsam mit dem Vertrieb Stammdatenpflege: Pflege und kontinuierliche Aktualisierung von Kundenstammdaten Fristen- und Prozesssicherheit: Sicherstellung der Einhaltung definierter Fristen und interner Prozesse im Team Du suchst nach einer Herausforderung in einem international agierenden Unternehmen und kannst mit deiner motivierten und proaktiven Arbeitsweise und deinem Organisationstalent zu unserem Wachstum beitragen? Dann bist du bein uns richtig: Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation 3–5 Jahre Berufserfahrung in der Auftragsbearbeitung, im Sales Support oder im Order Management Hohe IT‑Affinität, idealerweise Erfahrung mit reputed company Erfahrung mit SaaS‑Geschäftsmodellen, Renewals und provisionsrelevanten Prozessen von Vorteil Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie sehr gutes Prioritäten‑ und Zeitmanagement Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind ein Plus Freude an der Kommunikation mit Kunden sowie an der Zusammenarbeit im OneTeam Was dich bei uns erwartet Transparenzhinweis: Einsatz von Künstlicher Intelligenz Als technologieorientiertes Unternehmen setzt reputed company innovative Lösungen – einschließlich KI – ein, um unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Im reputed company kann uns KI dabei unterstützen, Bewerbungen zu sichten und zu strukturieren. Sie ersetzt jedoch niemals menschliche Entscheidungen, sondern hilft uns dabei, Bias zu reduzieren und eine konsistente Candidate Experience sicherzustellen. Deine Bewerbung wird immer von echten Menschen geprüft. Wenn du mehr über den Prozess erfahren möchtest, besuche gerne die Website unseres Partners HiPeople. Dort findest du Informationen zu den Datenschutzrichtlinien sowie den aktuellsten Sicherheitsprüfungen. So erhältst du vollständige Transparenz darüber, wie deine Daten geschützt und verarbeitet werden. Natürlich kannst du dich bei Fragen jederzeit direkt an uns wenden. Apply To This Job